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PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

  1. 当社は、個人情報の取得に際しては、その利用目的を特定し、当社の正当な企業運営の範囲内で適法かつ公正な手段により行います。
  2. 当社は、取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わないための措置を講じます。
  3. 当社は、個人情報を第三者に委託又は提供する場合には、十分な保護水準を満たした者を選定するとともに、契約等により適切な措置を講じます。
  4. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
  5. 当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損等のリスクを認識し、その防止及び是正のための社内基準や責任体制を確立し、適正な対策を講じます。
  6. 当社は、ご本人からの個人情報の取り扱いに関する苦情・相談等に対して、誠実かつ迅速に対応します。
  7. 当社は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の適切な保護に努めるとともに、個人情報を保護する管理の体制と仕組みについて継続的な改善を行います。

最新改定日:2019年5月1日

当社が、個人情報を利用する目的は以下のとおりです。

対象情報 利用目的
(1)取引先の役職員の情報 ・取引先管理
・サービスに関するアンケート調査、モニターの実施
・当社グループが提供するサービス及び関連情報の案内、提供、要望の聴取
(2)当社の業務受託に伴い取得した情報 ・委託された業務の遂行
(3)当社の求人へ応募された方の情報 ・募集、選考、採用活動における応募者への情報提供及び連絡
(4)社員情報 ・入社後の人事労務管理
・安全衛生管理
・福利厚生の提供
・緊急連絡先の把握
・人事考課
・人材育成
・異動、出向、転籍に関する処理
・給与、税務管理
・業務、経費管理
・当社グループが提供するサービスの案内及び提案
・感染症拡大予防
・問い合わせ対応
(5)入退出管理に関する情報 ・勤怠管理及び災害発生時の安否確認

法務コンプライアンス担当部署長

(1)当社は、上記目的の範囲内で個人情報を取得することとし、以下に掲げる個人情報を取得いたしません。ただし、特別な職業上の必要性が存在すること又はその他業務の目的の達成に必要不可欠であって、利用目的を示して本人から取得する場合はこの限りではありません。

①人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
②思想、信条及び宗教に関する事項
③労働組合への加入状況

(2)当社は、個人情報を取得する際には、本人から直接取得し、又は本人の同意の下で本人以外の者から取得する等適法かつ公正な手段によって取得いたします。

(3)個人情報の保管又は利用は、利用目的の範囲に限ります。ただし、他の保管若しくは利用の目的を示して本人の同意を得た場合又は他の法律に定めのある場合はこの限りではありません。

(1)当社は、その保管又は利用に係る個人情報に関し、以下の事項に係る措置を講じます。

①個人情報を目的に応じ必要な範囲において正確かつ最新のものに保つための措置
②個人情報の紛失、破壊、改ざんを防止するための措置
③正当な権限を有しない者による個人情報へのアクセスを防止するための措置
④利用目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報を破棄又は削除するための措置

(2)当社は、以下に掲げる事項を含む個人情報の適正管理に関する規程を作成し、これを遵守いたします。

①個人情報を取り扱う者に対する研修等教育訓練に関する事項
②本人から求められた場合の個人情報の開示、訂正又は削除の取扱いに関する事項
③個人情報の取扱いに関する苦情の処理に関する事項

(3)当社は、本人が個人情報の開示、訂正又は削除の求めをしたことを理由として、当該本人に対して不利益な取扱いをいたしません。

当社は、個人情報の保護に関する法律に規定する個人情報取扱事業者(以下「個人情報取扱事業者」という)に該当しており、同法に規定する義務を遵守いたします。

当社では、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供することはございません。ただし、以下の場合を除きます。

(1)法令に基づく場合
(2)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合
(3)当社のいずれかの権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(4)国又は地方公共団体の法令に定める事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(5)取得の状況に照らし、利用目的が明らかであると認められる場合

当社では、取得した個人情報について、採用活動、営業活動及びグループ会社の経営、管理等の必要性から、グループ会社へ情報提供する場合がございます。

当社では、利用目的の達成に必要な範囲内において、他の事業者へ個人情報を委託することがございます。その場合は、個人情報保護体制が整備された委託先を選定するとともに、個人情報保護に関する契約を締結いたします。

当社は、提供を受けた個人情報をもとに、個人を特定できないように加工した匿名加工情報を作成することがございます。個人を特定できない匿名加工情報については、当社は何ら制限なく利用できるものといたします。

ご本人からの求めにより、当社が保有する個人情報の開示若しくは利用目的の通知又は個人情報の訂正、追加、削除、利用停止、全消去若しくは第三者への提供停止(以下「開示等」という)に対応させていただく場合の手続は、以下のとおりです。

■開示等の請求の申出先
開示等のご請求については、所定の申請書に必要書類を添付のうえ、末尾記載の住所へ、郵送によりお願いいたします。申請書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法でお願いいたします。

■開示等の請求における提出書面
開示等の求めを行う場合には、以下の申請書をダウンロードし、所定の事項をすべてご記入のうえ、ご本人確認のため、以下の書類に該当するコピー1点を同封し、UTグループ株式会社 個人情報苦情・相談窓口宛にご郵送下さい。

(1)運転免許証
(2)パスポート
(3)健康保険証
(4)年金手帳
(5)外国人登録証などの公的書類
※ご本人確認の書類に「本籍地」が記載されている場合は、あらかじめ塗り潰したうえでご提出下さい。当社受領時に塗り潰されていない場合は、当社にて塗り潰すことにより取得しないものとさせていただきます。

<申請書>
(1)個人情報の開示若しくは利用目的の通知をご請求される場合(有料)
個人情報の開示等の請求書[PDF:68KB]

(2)個人情報の訂正、追加、削除、利用停止、全消去若しくは第三者への提供停止をご請求される場合(無料)
個人情報の訂正・利用停止等の請求書[PDF:71KB]

■代理人様による開示等のご請求
開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、上記の提出書面に加えて、以下の書類をご同封下さい。

(1)法定代理人の場合
①法定代理権を有することを確認するための書類(3ヶ月以内に発行された戸籍抄本、親権者の場合は扶養家族(子)が記載された有効期間内の保険証のコピー)
②法定代理権を有する者であることを確認するための書類のコピー1点

a.運転免許証
b.パスポート
c.健康保険証
d.外国人登録証
などの公的書類

(2)委任による代理人の場合
個人情報開示請求に伴う委任状[PDF:30KB]
②ご本人の印鑑証明(3ヶ月以内のもので、委任状に押印したもの1点)

■ご請求に関する手数料
利用目的の通知又は内容の開示の求めに限り、1回の申請につき、800円の手数料及び消費税をご請求させていただきます。800円及び消費税分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。
手数料が不足していた場合及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させていただきます。

■開示等のご請求に対する回答方法
ご依頼に基づく通知、開示につきましては、申請書記載住所宛てに書面によってご回答いたします。

■開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲に限り、取り扱うものとします。

■開示等のご依頼にお応えできない場合
以下のいずれかに該当する場合は、開示等のご請求にお応えできかねますので、あらかじめご了承下さい。

(1)ご提出いただいた書類に不備があった場合
(2)ご本人の確認ができない場合
(3)代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
(4)当社の保有している個人情報に該当しない場合
(5)上述の手数料及び消費税の納付がない場合
(6)他の法令に違反する場合

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当社の個人情報保護方針及び個人情報の取扱いに関する開示請求・苦情・相談等につきましては、郵送・電話・電子メールのいずれかの方法で、以下の個人情報苦情・相談窓口までご連絡下さい。
なお、直接ご来社いただいてのお申出はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承下さい。

〒141-0022
東京都品川区東五反田一丁目11番15号 電波ビル6階
UTグループ株式会社 個人情報苦情・相談窓口
電話:03-5447-7355
(受付時間:9:00~18:00 但し、土日・祝祭日・年末年始休業日を除く)
E-Mail:personal-info@ut-g.co.jp